Christophe Lemery von Albert Immo über strategisches Betriebskostenmanagement – Rentabilitätssteigerung bei Immobilien

Was gehört zu den Betriebskosten - Christophe Lemery von Albert Immo über die wichtigsten Bestandteile

Die Betriebskosten umfassen gemäß § 1 BetrKV all diejenigen Kosten, die dem Vermieter beziehungsweise dem Eigentümer durch den bestimmungsmäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Eine Auflistung ist unter § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu finden:

- Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Entwässerung
- Heizung
- Betrieb der Aufzüge
- Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung
- Versicherung

Im Normalfall erbringt die Hausverwaltung diese Leistungen nicht selbst. Stattdessen beauftragt sie spezialisierte Dienstleister damit. Dabei entstehende Kosten sind nicht in jedem Fall umlagefähig (zum Beispiel für die Instandhaltung und Verwaltung).

Darum ist eine Betriebskostenoptimierung unverzichtbar

Hohe Betriebskosten machen Wohnungen teuer, was wiederum dazu führen kann, dass Mieter sie sich nicht mehr leisten können. Doch auch für den Vermieter sind hohe Betriebskosten problematisch – etwa, wenn er verbrauchsunabhängige Anteile bei Leerstand selbst tragen muss.

Aus diesen Gründen kommen der permanenten Prüfung und Optimierung der Betriebskosten eine zentrale Bedeutung zu. Albert Immo beispielsweise unterstützt seine Kunden durch die Bündelung und regelmäßige Neuverhandlung von Gas- und Elektrizitätsverträgen.

Darauf kommt es beim Betriebskostenmanagement an

Um das Betriebskostenmanagement so effektiv wie möglich zu gestalten, ist eine Reihe von Anforderungen zu berücksichtigen. Hier sind vor allem die folgenden Faktoren relevant:

1. Nachvollziehbarkeit und Transparenz

An eine rechtlich einwandfreie Betriebskostenabrechnung bestehen hohe Anforderungen. Deshalb sind Vermieter angehalten, sie so klar und präzise wie möglich zu gestalten und die Kosten niedrig zu halten.

Einen zentralen Stellenwert nimmt dabei das Reporting ein, mit dem Stakeholder über durchgeführte Änderungen und ihre wirtschaftlichen Erfolge informiert werden. Zum Reporting gehört ein umfassendes Berichtswesen mit einer vollständigen Präsentation aller Zahlen und Benchmarks.

Von dieser detaillierten Auflistung profitieren sowohl Mieter als auch Vermieter. Auf der einen Seite gibt es jederzeit eine klare Übersicht über Verbesserungspotenziale, auf der anderen Seite wird der Wettbewerb zwischen Property Managern, Asset Managern und Hausverwaltern gefördert, was sich wiederum positiv auf Kosten und Leistungen auswirkt.

2. Vollständigkeit

Das Betriebskostenmanagement kann nur dann erfolgreich sein, wenn es alle Betriebskostenarten sämtlicher Bestände vollständig aufführt. Dabei darf auch der Anbietermarkt mit allen verfügbaren Leistungen und Preisen nicht vernachlässigt werden. Erst auf dieser Basis sind eine valide Bewertung und eine angemessene Anpassung der Betriebskosten möglich.

Da die dabei einzubeziehenden Faktoren sehr komplex sind, reichen die internen Ressourcen der Hausverwaltungen üblicherweise nicht aus, um das Betriebskostenmanagement selbst abzubilden. Aus diesem Grund werden oft externe Spezialisten damit beauftragt.

3. Enge Zusammenarbeit mit dem Mieter

Sollen Betriebskosten beispielsweise durch Modernisierungen, angepasste Reinigungszyklen oder eine optimierte Grünpflege reduziert werden, sind die Mieter dabei so weit wie möglich einzubeziehen. Nur wenn sie Verständnis für die Maßnahmen aufbringen, werden sie sie auch mittragen. Entsprechend wichtig ist eine permanente offene Kommunikation aller Beteiligten untereinander.

Die Mieterbeteiligung ist nicht zuletzt deshalb von so großer Bedeutung, weil ein großer Teil der Kosten von ihrem individuellen Verhalten abhängig ist (zum Beispiel Wasser und Wärme, Müllentsorgung, Hausreinigung). Bereits leichte Anpassungen ihres Verhaltens können zu erheblichen Einsparungen führen.

4. Zusammenarbeit mit Experten

Das Thema Betriebskostenmanagement ist mit den Jahren immer komplexer geworden. Entsprechend ist es für die einzelne Hausverwaltung kaum noch möglich, alle Aspekte des Themas abzubilden. Deshalb wird es immer wichtiger, Know-how-Lücken durch Zusammenarbeit mit spezialisierten Fachleuten zu schließen.

Der Ablauf einer Betriebskostenoptimierung

Das Betriebskostenmanagement umfasst im Wesentlichen fünf Schritte: die Ersteinschätzung, die Objektbegehung, die Aufgabenplanung und -strukturierung, die Maßnahmenumsetzung und die anschließende Kontrolle.

1. Erste Einschätzung und Analyse des Potenzials

Zunächst einmal muss abgegrenzt werden, welche Betriebskosten betrachtet werden sollen. Hierbei analysiert man, welche Dienstleistungsverträge bestehen, und vergleicht sie anschließend mit ähnlichen Portfolios aus einer Datenbank. Zusätzlich ermittelt man kaufmännische und technische Einsparpotenziale der Gebäude. So erkennet man, an welchen Stellen sich Optimierungen anbieten.

2. Begehung des Objekts

Wenn die verbrauchsabhängigen und -unabhängigen Betriebskostenarten im ersten Schritt analysiert wurden, geht es als Nächstes an die Begehung der Liegenschaft. Diese schließt unter anderem Gespräche mit den technischen Dienstleistern und die Überprüfung der technischen Anlagen ein.

Das wesentliche Ziel besteht dabei in der Erstellung konkreter Handlungsempfehlungen und in der Einschätzung des Aufwandes und der notwendigen Investitionen. Diese dienen dem Eigentümer im Anschluss als Entscheidungsgrundlage.

3. Aufgabenstrukturierung und -planung

Die im Benchmark aufgezeigten Schwachpunkte der einzelnen Objekte dienen als Ausgangspunkt für die Aufgabenstrukturierung. Dabei orientiert man sich an den notwendigen Investitionen und dem zeitlichen Rahmen. Unterschieden werden schnelle Maßnahmen ohne großen Investitionsbedarf (zum Beispiel die Ersetzung von Restabfallbehältern), langfristige Maßnahmen ohne großen Investitionsbedarf (der Einbau von Wasserzählern) und die weitere Investitionsplanung (Wärmedämmung, Installation von Solaranlagen).

4. Umsetzungsphase

Bei der Betriebskosteneinsparung unterscheidet man im Wesentlichen vier Arten von Maßnahmen:

- Zusammenarbeit mit Dienstleistern (zum Beispiel professionelles Behältermanagement bei Restabfällen)
- Einbau kostensparender Technik (zum Beispiel Wärmedämmung oder Sensoren)
- Permanente Weiterqualifikation von Mietern und Mitarbeitern
- Leistungseinkauf in größeren Mengen und Ausschreibungsverfahren.

Die Anpassung laufender Bezugs- und Dienstleistungsverträge ist dabei der mit Abstand wichtigste Punkt. Hier können oft nicht nur direkte Einsparpotenziale realisiert, sondern auch verdeckte Betreiberrisiken minimiert werden, die aus ungeklärten Haftungsabgrenzungen resultieren. Im Rahmen des professionellen Betriebskostenmanagements werden Verträge bei Bedarf neu ausgehandelt oder neu ausgeschrieben, wobei alle Aufgaben von der Ausschreibungsformulierung bis zur Durchführung des Bieterverfahrens übernommen werden.

Das Ziel besteht stets in einer Reduzierung der Kosten und einer Qualitätssteigerung des Services. Weitere Ziele sind eine verlässliche Rechtssicherheit und eine klare Abgrenzung von Verantwortlichkeiten.

5. Evaluation und Anpassung

Als letzter Schritt erfolgt die Erfolgsmessung. So kann festgestellt werden, welche Maßnahmen erfolgreich waren und welche angepasst werden müssen. Erfolgsvoraussetzung ist hierbei eine lückenlose Dokumentation.

Weiterhin gehört zur laufenden Objektbetreuung ein permanentes Kosten- und Verbrauchscontrolling. Möglichkeiten bestehen hier etwa in einem langfristigen Vertragsmanagement und einem gewissenhaften Controlling der beteiligten Dienstleister. Weitere Möglichkeiten für Einsparpotenziale bietet eine Bündelung von Verträgen, bei der man von Mengenvorteilen profitiert. Dadurch können Einsparungen von 20 bis 30 Prozent erreicht (wie zum Beispiel bei den Heizungskosten) beziehungsweise Kostenerhöhungen vermieden werden.

Fazit

Beim Betriebskostenmanagement handelt es sich um ein komplexes Tätigkeitsfeld, dessen zentrales Ziel darin besteht, die mit Liegenschaften verbundenen Ausgaben langfristig zu optimieren. So können etwa durch die Überprüfung von Dienstleistungen, die Installation kostensparender Technik und die Weiterqualifizierung von Mietern deutliche Einsparungen realisiert werden. Die meisten Hausverwaltungen lagern die Arbeiten aufgrund ihres Umfangs und ihrer Komplexität an spezialisierte Dienstleister aus.

Über Albert Immo

Albert Immo ist ein seit 2015 aktiver Immobilieninvestor mit Fokus auf Wohnimmobilien in Deutschland, vor allem in Berlin. Das Portfolio des Teams um Christophe Lemery umfasst hauptsächlich Wohnobjekte, die langfristig gehalten und entwickelt werden. Dazu investiert Albert Immo in Instandhaltung und nachhaltige Wertsteigerungsmaßnahmen.