Den Beschaffungsprozess optimieren als wesentlichen Part der Wertschöpfungskette

Den Beschaffungsaufwand von C-Teilen und Betriebsmitteln nachhaltig reduzieren

Es steht außer Frage und es ist in Betrieben und Unternehmen in der Regel auch hinlänglich bekannt: Mehr denn je ist für Kostensenkungen und Produktivitätssteigerungen alles zu tun, was Digitalisierung und Automatisierung heißt. Nicht zuletzt gilt es dabei, speziell den Beschaffungsprozess im Bereich C-Teile zu optimieren. In diesem Bereich müssen oft kleinteilig niedrigpreisige Artikel eingekauft werden, die erforderlichen Aufwände stehen dafür meist nicht wirklich in einem wirtschaftlich auch nur ansatzweise sinnvollen Verhältnis. Diese sich häufig wiederholenden Vorgänge schreien geradezu nach einer Prozessoptimierung im Sinne einer digitalen Transformation.

Denn die reine Digitalisierung bedeutet lediglich, dass die gegebenen Abläufe eben umfassend digitalisiert werden. Das ist auf jeden Fall nicht verkehrt, ein effizienterer Schritt dagegen ist die digitale Transformation. Die bedeutet, dass alle Prozesse überprüft und gegebenenfalls völlig neu strukturiert werden, um zum Beispiel Workflows an aktuelle Gegebenheiten anpassen und die Automatisierung vorantreiben zu können. In diesem Zuge ist es künftig quasi in Echtzeit möglich, unmittelbar Auskunft über den Verbrauch und damit die Kosten von Ressourcen zu bekommen. Die gesamte betriebswirtschaftliche Planung und kleine alltägliche wie größere strategische Entscheidungen lassen sich so in einer völlig neuen Qualität und Verlässlichkeit vornehmen. Jegliche Prozesskosten lassen sich qualifiziert unter unterschiedlichsten Blickwinkeln betrachten.

Den Beschaffungsprozess zu optimieren, zu digitalisieren und zu automatisieren, kann aber zu einer umfassenden und komplexen Herausforderung werden. Zumal davon auszugehen ist, dass diese Vorgänge in Unternehmen und Betrieben sehr individuell definiert und strukturiert sind. Eine entsprechende Lösung in Eigenregie zu entwickeln, ist also wirtschaftlich kaum sinnvoll und mit hohen Aufwänden für die laufende Weiterentwicklung verbunden. Eine attraktive Alternative ist eine Plattform wie Wucato, die alle Bestell- und Abrechnungsvorgänge effizient an einem Ort bündelt und die besonders die Beschaffung von C-Teilen und Betriebsmitteln erheblich vereinfacht. Die Plattform ist für einen kleineren Betrieb mit vielleicht fünf Mitarbeitern ebenso geeignet wie für international agierende mittelständische Unternehmen. Die Beschaffungsplattform mit mehr als 20 Millionen Produkten macht auch eine individuell auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittene Lösung möglich, so dass eine nahtlose Integration bis hin ins komplette ERP-System gewährleistet ist. Auf diese Weise flexible und zukunftsfähige Strukturen etablieren und von diesen nachhaltig profitieren zu können, ist ein nicht unerheblicher Beitrag zu Erhalt und Förderung der Wettbewerbsfähigkeit.

Den Beschaffungsprozess optimieren – wie Wucato den gesamten Procure-to-Pay-Prozess in allen Facetten abdeckt

Essenziell wichtig für eine zukunftsfähige Lösung ist deren Potenzial, weiterhin alle möglichen Wege der Beschaffung für die Gewährleistung einer effizienten Supply Chain nutzen zu können. Der KI-gestützte digitale Einkauf ist damit ebenso verfügbar wie ein direkter Kontakt und persönlicher Austausch mit Lieferanten. Um dabei realistisch bleiben und individuell den jeweiligen Ansprüchen und Möglichkeiten entsprechend vorgehen zu können, kann das Tempo von Entwicklungen und Neustrukturierungen frei bestimmt werden. Der Einstieg in eine nachhaltige Strategie, den Beschaffungsprozess zu optimieren, wird zum niedrigschwelligen Vorgang. Dies gilt umso mehr, als dass Wucato auch als Einsteigerlösung perfekt geeignet ist, um besonders im Einkauf von C-Teilen eine automatisierte Beschaffung zu etablieren und einen Ansatz für die Realisierung der digitalen Transformation zu bekommen. Die Plattform wird laufend verbessert und mit weiteren innovativen Funktionen versehen.

Insgesamt spielt der Einkauf eine zunehmend bedeutsame Rolle als strategischer Optimierer im Unternehmen. Die konsequente Vernetzung durch alle Unternehmensbereiche hinweg mit der dazugehörigen Erfassung und Auswertung der Daten und Informationen leistet der Automatisierung den notwendigen Vorschub. Sich regelmäßig wiederholende Vorgänge, intelligente Lagersysteme, der Einsatz von RFID-Tags, effizientere Workflows für Genehmigungen, ein produktiverer interner Austausch von Daten – eine digitale Beschaffungsplattform ermöglicht auch ein neues Niveau beim Umgang mit KPIs und bei der Realisierung einer verbesserten ökologischen Nachhaltigkeit. Die Lieferkette bietet viele Ansätze, diese Nachhaltigkeit auch in einem sozialen und ökonomischen Kontext ausbauen und damit die Wettbewerbsfähigkeit erhalten und verbessern zu können. Mit Wucato sind Unternehmen schon auf dem besten Weg, auch in Hinblick auf das kommende Lieferkettensorgfaltspflichtgesetz gut vorbereitet zu sein.

Den Beschaffungsprozess zu optimieren, ist auch Teil eines leistungsfähigen Risikomanagements

Den strategischen und operativen Einkauf verbessern und die Nachbearbeitung aller Transaktionen vereinfachen: Mit der Abbildung aller erforderlichen Vorgänge rund um den Einkauf auf einer intuitiv verwendbaren Plattform ergeben sich noch viele weitere indirekte Vorteile, die letztlich einen nicht unbedeutenden wirtschaftlichen Mehrwert ausmachen. Ausfälle oder Einschränkungen des Alltagsbetriebs durch fehlende Ressourcen oder Planungslücken lassen sich minimieren, auch die Zeit für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder einer Urlaubsvertretung reduziert sich erheblich. Mit der Bereitstellung von Bestellvorlagen zum Beispiel profitieren auch andere Teams und Abteilungen von Effizienzsteigerungen. Diese Optimierung der gesamten Supply Chain ermöglicht es kleinen Betrieben ebenso wie großen Unternehmen, auch auf Änderungen von Absatz- und Beschaffungsmärkten, Zielgruppen und Auftragslagen flexibler und zügiger reagieren zu können und damit das Risiko von Umsatzeinbußen zu verringern.

Beispiele für die Gestaltung effizienter und zielorientierter Kontroll- und Freigabeprozesse sind die frei anpassbaren Features zur Definition und Vergabe von Zugangsrechten. Festlegen lassen sich Rechtegruppen, Budgets und Bestellwertgrenzen, einstufige Genehmigungsprozesse (nach dem Vier-Augen-Prinzip) sind genauso möglich wie mehrstufig und individuell aufbaubare Genehmigungsprozesse. Integrierte Controlling-Funktionen gewährleisten maximale Transparenz aller wirtschaftlichen und operativen Vorgänge, aussagekräftige Analysen liefern die notwendigen Entscheidungsgrundlagen für Weiterentwicklung und Optimierung im Einkauf. Individuelle Konditionen und Rahmenverträge können eingebunden und abgebildet werden.