Mit BPM Prozesse optimieren: Wie sieht die optimale Software aus?

Wie kann BPM Prozesse verbessern?

Business Process Management (BPM) hat das Ziel, Prozesse ganzheitlich zu verbessern. Hierfür werden die einzelnen Geschäftsprozesse analysiert, modelliert, erprobt und in optimierter Form implementiert. Anschließend wird der neue Workflow überwacht und kontinuierlich weiterentwickelt.

Wichtig ist BPM heute nicht nur für die Verbesserung, sondern auch für die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Handlungsbedarf haben auf diesem Gebiet noch sehr viele Unternehmen. Denn nach wie vor ist das Bild von papiergebundenen oder lediglich teil-digitalisierten Workflows mit zahlreichen Medienbrüchen geprägt. Die Folge sind langwierige, aufwendige und fehlerbehaftete Abläufe. Zudem sind Anzahl und Status der Einzelvorgänge nicht transparent.

Besonders hohes Verbesserungspotenzial haben in der Regel administrative Prozesse, die nur indirekt zur Wertschöpfung beitragen. Klassische Workflows dieser Art sind Urlaubsanträge, Reiseabrechnungen, das Mitarbeiter-Onboarding oder Eingangsrechnungsprüfungen. Oft werden solche Geschäftsprozesse ganz oder zumindest teilweise außerhalb der führenden Systeme wie ERP und CRM abgewickelt. Charakteristisch ist zudem ein geringer Digitalisierungs- und Automatisierungsgrad. Mit einem geeigneten BPM-System lassen sich gerade in diesem Bereich erhebliche Verbesserungen erzielen.

Low-Code-BPM-Lösung als ideale Variante

Um mithilfe von BPM Prozesse zu optimieren, stehen Unternehmen heute zahlreiche Technologien zur Verfügung. Doch nicht alle Werkzeuge ermöglichen eine systemübergreifende Abbildung von Workflows. Ebenso erfordern viele Tools spezifische Programmierkenntnisse, um Prozesse zu digitalisieren, mit Regeln zu hinterlegen und Einzelschritte zu automatisieren.

Deutlich einfacher geht die digitale Abbildung von Prozessen mit sogenannten Low-Code-Plattformen von der Hand. Denn sie erlauben es, Workflows einfach per Drag-and-Drop zu modellieren, anstatt Programmcode zu schreiben. Eine führende Lösung dieser Art ist WEBCON BPS. Sogar Fachanwender ohne IT-Know-how können mit dem BPM-System Prozesse erstellen und Anwendungsprototypen entwickeln. Dadurch verkürzt sich die Einführungszeit neuer Workflows erheblich.

Dank einer Vielzahl von Standardschnittstellen bezieht die BPM-Plattform außerdem Daten aus verschiedensten Quellen und Systemen in die digitalen Prozesse ein. Somit ist eine End-to-End-Digitalisierung ohne Medienbrüche möglich. Vorteilhaft ist außerdem der integrierte Formulardesigner. Er erlaubt es, individuelle Masken für die Fachanwender zu erstellen. Verfügbar sind die Formulare und Prozesse im Übrigen auch unterwegs auf dem Smartphone. Ermöglicht wird dies durch den webbasierten Ansatz der Business Process Management Software.

Schnellstart durch Templates möglich

WEBCON BPS ist ein Produkt des gleichnamigen Software-Herstellers WEBCON. Der Anbieter baut seit über zehn Jahren ein weltweites Netzwerk von Beratungs- und Implementierungspartnern auf. Partner mit besonderer Expertise erhalten einen Premium-Status. In Deutschland ist dies bislang nur der VSB IT Services GmbH aus Lichtenfels gelungen. Der Dienstleister ist seit über 20 Jahren auf Geschäftsprozessdigitalisierung spezialisiert und hat die WEBCON-Plattform bereits bei zahlreichen Unternehmen verschiedener Branchen – beispielsweise in der Industrie &ndsah; erfolgreich implementiert.

Um seinen Kunden den Weg in die Prozessdigitalisierung zu ebnen, hat VSB sogenannte QuickStart-Templates für WEBCON BPS entwickelt. Dabei handelt es sich um Vorlagen mit lauffähigen Prozessen, die nach der Installation individuell anpassbar sind. Im Portfolio befindet sich beispielsweise ein Template für die Dokumentenlenkung. Die Vorlage deckt den kompletten Lebenszyklus gelenkter Dokumente ab – von der Erstellung über die Prüfung, Freigabe, Veröffentlichung, Verwendung und Außerkraftsetzung bis hin zur Archivierung. Doch auch die folgenden Geschäftsprozesse lassen sich mithilfe der QuickStart-Templates sehr zeitsparend aufsetzen:

• Finanz- und Rechnungswesen: Bonitätsprüfung für Kunden, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen
• Fuhrparkverwaltung: Antrag auf Dienstwagen, Fahrzeugwechsel, Fahrzeugauslieferung, Fahrzeugrückgabe, interne Schadensmeldung
• Vertragsmanagement: Prüfung, Freigabe und Überwachung von Fristen
• Bestellanforderungen
• HR: Mitarbeiter-Onboarding, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Schulungsanforderungen, Versetzungen

Natürlich können Unternehmen mit dem BPM-Tool auch außerhalb dieser Vorlagen individuelle Workflows abbilden und deren Schritte automatisieren.