Verwaltung leicht gemacht mit hochmoderner Kita-Software

Welche Verwaltungsaufgaben können (schon) digitalisiert werden?

Es gibt bereits viele Kindertagesstätten, die die hilfreiche Entlastung durch Verwaltungssoftware zu schätzen wissen, andere scheuen sich noch vor der Umstellung.

Dabei kann der Einsatz einer Kita-Software die Arbeit in vielen Bereichen automatisieren, damit die Betreuungsqualität und mit ihr der langfristige Erfolg der Kita steigt. Bleibt nur die Frage, welche Verwaltungsaufgaben bereits digitalisiert werden können?

• Verwaltung von Stammdaten der Kinder, ihrer Bezugspersonen und Geschwister


• Bereitstellung medizinischer Informationen (Allergien, Ernährungsbesonderheiten, Impfstatus, Medikamentengabe, U-Untersuchungen, Kindergartenuntersuchungen)


• An- / Abwesenheitserfassung der Kinder


• Intelligentes Hinweissystem über fehlende Impfungen, auslaufende Zuschüsse etc.


• Anmeldung der Kinder inklusive Online-Wartelisten – wenn gewünscht


• Ablage kindbezogener Dateien in unterschiedlichen Formaten (Word, PDF, Filme, Fotos)


• Kommunikation mit Eltern über verschiedene Kanäle


• Abrechnung individueller Elternbeiträge, Verpflegungskosten und Zuschüsse


• Erstellen von Rechnungsübersichten, Dauerrechnungen und Steuerbescheinigungen


• Verwaltung von SEPA-Lastschriften


• Nutzung von FiBu-Schnittstellen


• Personal-Stammdatenverwaltung


• Arbeitszeiterfassung, Dienst- und Urlaubsplanung


• Terminkalender mit Einsatzplänen und wichtigen Daten


• Schnittstellen zu bundeslandspezifischen Meldesystemen


• Automatische Erstellung von Steuerbescheinigungen

Eine moderne Kita-Software vereint Aufgaben unterschiedlicher Abteilungen in einer Lösung und bietet darüber hinaus eine übersichtliche Gestaltung. Dies bedeutet zugleich eine geringere Fehleranfälligkeit und einen besseren Überblick über alle Daten. So können alle wichtigen Daten von Kindern, Bezugspersonen und Mitarbeitenden hinterlegt und ausgewertet werden, über die Tablet-Ansicht kann der Check-in beziehungsweise Check-out der Kinder schnell und intuitiv erfolgen, Eltern können mithilfe der Eltern-App über Neuigkeiten, Termine, Dateien und Fotos informiert werden und die Abrechnung aller Gebühren wird auf Knopfdruck für die gesamte Einrichtung erstellt. Zusätzlich gibt es Module wie die Mitarbeiterzeiterfassung mit Zeitkonto und den datenschutzkonformen Gruppenchat.

Software-Installation oder webbasierte Lösung – was ist sinnvoller?

Kita-Verwaltung zu digitalisieren, ist also in jedem Fall sinnvoll. Nach der Entscheidung für die Digitalisierung stellt sich die Frage, ob die Installation einer Software empfehlenswert und notwendig ist, denn auch webbasierte Lösungen wie KigaRoo erfreuen sich steigender Beliebtheit. Sie bieten den Vorteil, dass der aufwendige Installationsprozess entfällt. Stattdessen kann die Software in jedem Internetbrowser genutzt werden, sprich ortsunabhängig auf jedem mobilen Endgerät. Diese Flexibilität ist gerade im oftmals hektischen Alltag einer Kindertagesstätte wertvoll, um nicht jedes Mal an den Desktop-PC zurückkehren zu müssen. Daten abrufen, Nachrichten verschicken oder andere Aufgaben erledigen, das ist problemlos auch per Smartphone oder Tablet möglich ohne Einbußen beim Funktionsumfang.

KigaRoo: die Kita-Software als webbasierte Komplettlösung

"In KigaRoo steckt jede Menge neuester Technologie, vor allem aber die Erfahrung zahlreicher Einrichtungen, Träger und Eltern", erklären die Hersteller der webbasierten Komplettlösung. Sie wurde so konzipiert, dass sie den Anwenderinnen und Anwendern die Verwaltung sowie die Kommunikation innerhalb einer Kinderbetreuungseinrichtung erheblich erleichtert. Dies gilt gleichermaßen für die Bereiche Kindergärten, GBS, Tagespflege und für die übergeordneten Träger. Von der Abrechnung individueller Elternbeiträge über die Statistikmeldungen, Elternkommunikation und Verwaltung der Mitarbeitenden bis hin zur Dienst-, Urlaubs- sowie Terminplanung, all das kann direkt in einer Software erfolgen. KigaRoo bietet darüber hinaus praktische Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungssystemen wie DATEV sowie zu bundeslandspezifischen Meldesystemen wie dem Kita-Portal, KiBiz, oder zu ISBJ in Berlin und der BAGSFI in Hamburg. Durch Möglichkeiten wie die Online-Bewerbung für die Warteliste, die Dokumenterstellung- und Ablage sowie die Entwicklungsdokumentation deckt KigaRoo "alle relevanten Prozesse in einer zukunftsfähigen Lösung ab", fasst der Anbieter zusammen.

Wer also eine hochmoderne Kita-Software sucht, die keine Installation erfordert und eine DSGVO-konforme Verwaltung sowie Kommunikation ermöglicht, trifft mit KigaRoo die passende Wahl. Die webbasierte Lösung kann auf jedem Computer, Tablet, Smartphone oder anderen internetfähigen Endgerät genutzt werden. Die Kitas profitieren außerdem von einem kostenlosen Support, sowohl beim Erstimport der Daten als auch bei der dauerhaften Nutzung. Sämtliche Daten sind dabei jederzeit geschützt, denn die Software mit Hosting ausschließlich in Deutschland erfüllt höchste Standards hinsichtlich IT-Qualität und Sicherheit. Nicht zuletzt wird die Gebührenstruktur von KigaRoo regelmäßig gelobt, denn die monatlichen Lizenzgebühren werden nur für die aktuelle Anzahl der gerade aktiv betreuten Kinder berechnet. Dank Zufriedenheitsgarantie ist eine Kündigung zum Ende jedes Abrechnungsmonats möglich. KigaRoo zu testen, ist daher risikofrei möglich. So kann sich jede Kita selbst von den Vorzügen der Software überzeugen.