Clevere Personalplanung: Schichtplaner online nutzen

Was ist ein Online-Schichtplaner?

Optisch entspricht die Oberfläche eines internetbasierten Schichtplaners auf den ersten Blick einem Tabellenkalkulationsprogramm. Der Vorteil gegenüber Excel & Co. ergibt sich aus der Möglichkeit, die Anforderungen einer Schicht oder Personalausfälle automatisiert berücksichtigen zu lassen. Das sorgt für maximale Effektivität bei der Planung und in Echtzeit editierbare Dienstpläne.

Ein Online-Schichtplaner ermöglicht es Arbeitnehmern, ihre Schichten jederzeit über das Internet einzusehen. Optional kann angeboten werden, dass sich Mitarbeiter selbst für zukünftige Schichten einbuchen können. Die meisten Online-Schichtplanungssysteme sind von überall aus zugänglich und einfach zu bedienen.

Was macht einen digitalen Schichtplaner aus?

Ineffiziente Schichtplanung kostet Zeit und Geld, für ineffiziente Schichten gilt das erst recht. Eine effektive Schichtplanung ist nach wie vor einer der elementarsten Aspekte erfolgreicher Unternehmensführung. Ein guter digitaler Schichtplaner macht diese Standardaufgabe auf intuitive Art und Weise besser.

Mittels digitaler Helfer können die schwierigsten Aufgaben bei der Planung automatisiert und aktuelle Pläne und andere Informationen sofort an die Mobiltelefone der Mitarbeiter gesendet werden. So ist jede relevante Person sofort über ihren Plan, aber auch über Änderungen in der Planung oder Arbeitsanweisungen informiert.

Das für die Schichtplanung eingesetzte Tool sollte daher besonders durch Benutzerfreundlichkeit glänzen. Diese steht und fällt mit der Benutzeroberfläche, auch User Interface (UI) genannt. Übersichtlichkeit, eine gute Lesbarkeit und klare Design-Elemente zeichnen ein gutes UI aus. Außerdem sollte der genutzte Dienst gut auf den Smartphones und Computern der Mitarbeiter funktionieren.

Wann lohnt sich ein Online-Schichtplaner?

Es gibt einige Anzeichen, die für die Einführung eines Online-Schichtplaners in der Firma sprechen könnten. Wenn Personalplaner Woche für Woche mehrere Stunden für die Schichtplanerstellung aufwenden müssen, ist das kein gutes Zeichen. Dieser essenzielle Vorgang sollte deutlich schneller vonstattengehen.

Ein Online-Schichtplaner sollte messbare Ergebnisse liefern – und das sofort und nicht erst zu einem fiktiven Zeitpunkt in der Zukunft. Ist das nicht gegeben, sollte die Anschaffung noch einmal evaluiert werden. Entweder lohnt sich für das betreffende Unternehmen der Einsatz eines Online-Planers überhaupt nicht oder es wurde nicht die richtige Alternative gewählt.

Natürlich spielt auch der Preis eine Rolle. Geprüft werden sollte auf jeden Fall, ob die Kosten für den angebotenen Funktionsumfang angemessen erscheinen. Zudem sollte die Preisgestaltung anbieterseitig von Beginn an transparent und klar kommuniziert werden.

So profitieren Unternehmen von einem Online-Schichtplaner

Eine der größten Herausforderungen für Dienstplanungssysteme ist die Berücksichtigung komplexer Unternehmensstrukturen. Ein Online-Schichtplaner, dem dies gelingt, kann den Prozess der Personaleinsatzplanung rationalisieren und zumindest teilweise automatisieren. Dadurch ist ein großes Potenzial für Zeitersparnisse gegeben.

Dementsprechend kann der digitale Schichtplaner dazu beitragen, Produktivität und Arbeitsqualität der eingesetzten Mitarbeiter zu fördern. Durch diese kann der regelmäßige Einsatz eines Online-Schichtplans unmittelbaren Einfluss auf das Erreichen von Unternehmenszielen nehmen.

Die Vorteile eines Online-Schichtplaners liegen auf der Hand

Der Einsatz eines Online-Schichtplaners bietet wie fast alles im Leben Vorteile und Nachteile.

Vorteile

• Schichtplanerstellung komplett oder teilweise automatisiert

• Möglichkeiten zur Kommunikation untereinander

• Zusatzfeatures wie automatische Lohnabrechnung, Urlaubsplanung oder Zeiterfassung

• Bereitstellung von Schnittstellen zum Datenaustausch

• automatisierte Datenauswertung und Analysetools

• weniger Arbeitsaufwand

• mobil und überall einsehbar

• effizientere Belegung von Schichten

• Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften wie dem Datenschutz

• übersichtliche Darstellung der Pläne in verschiedenen Detailstufen

• höhere Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterzufriedenheit

• Vermeidung von Planungsfehlern

Nachteile

• Mitarbeiter können sich bis in ihre Freizeit hinein kontrolliert fühlen

• kann zur Bindung an eine bestimmte Anwendung führen

• bisweilen monatlich wiederkehrende Kosten

Die wichtigsten Vorteile verdienen eine ausführlichere Erklärung:

Weniger Arbeitsaufwand

Bei der Nutzung eines Online-Schichtplaners werden bestimmte, langwierige Prozesse komplett obsolet. Bei anderen lässt sich die benötigte Zeitspanne deutlich verringern. Zeitaufwendige Handlungen wie das Erfassen von Abwesenheiten und Verfügbarkeiten können vollständig entfallen.

Online erstellte Dienstpläne sind für zukünftige Monate übertragbar und berücksichtigen auch Konflikte wie Überschneidungen. Die verantwortlichen Mitarbeiter in der Personalplanung können sich zeitnah über Probleme informieren, bevor diese zu kostspieligen Fehlern und Ausfällen führen. Auch durch die Involvierung von Mitarbeitern bei der Planerstellung lässt sich enorm viel Zeit und Arbeit sparen.

Überall einsehbar – auch für Mitarbeiter

Ein Online-Schichtplaner kann von überall aus auf dem Smartphone eingesehen werden. Je nach gewähltem Service ist das via App, im Browser oder auf beiden Wegen möglich.

Ein stationärer PC ist für die Browser-Variante natürlich ebenfalls geeignet, aber keinesfalls notwendig. Es genügt eine Internetverbindung. Insbesondere Außendienstler oder Mitarbeiter im Homeoffice profitieren von der mobilen Art der Schichtplanung.

Schnellere und effizientere Belegung der Schichten

Mit dem passenden Service lassen sich Schichtpläne mit maximaler Effizienz erstellen. Im Idealfall kann der Schichtplan-Service online den Personalbedarf für alle oder ausgewählte Schichten selbstständig bestimmen. Ferner lassen sich Aussagen über die Qualität jeden Mitarbeiters und dessen Eignung für einen bestimmten Dienst treffen.

Neben einem besseren Dienstplan kann diese Form der automatischen Datenanalyse eine enorme Zeitersparnis zur Folge haben. Darüber hinaus werden mit der Planung beauftragte Mitarbeiter oder Abteilungen hinsichtlich Organisation und Informationsverwaltung entlastet. Die eingesparten Ressourcen können anderweitig eingesetzt werden.

Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und des Datenschutzes

Bei der Erstellung von Schichtplänen werden sensible Daten erhoben und verarbeitet. Diese personenbezogenen Daten wie Name, Berufsbezeichnung oder Personalnummern unterliegen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). In der DSGVO wird seit 2018 der Umgang mit personenbezogenen Daten durch öffentliche Einrichtungen und Privatunternehmen EU-weit geregelt.

Datenschutz ist also ein wesentliches Element der Dienstplanung. Öffentlich ausgehängte Arbeitspläne etwa erfüllen nicht ohne Weiteres die Anforderungen der DSGVO. Unter anderem wären schriftliche Einwilligungen sämtlicher Beteiligter einzuholen.

Die Nutzung einer Online-Schichtplanung ist daher auch unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten sehr sinnvoll. Dadurch ist es wesentlich einfacher zu gewährleisten, dass Unbefugte keinen Zugriff auf persönliche Daten haben, die Arbeitnehmer gleichzeitig aber alle benötigten Informationen erhalten.

Der Arbeitgeber kann über die Ausübung seines Weisungsrechts prinzipiell den Schichtplan bestimmen. Allerdings müssen dabei aber auch gewisse Einschränkungen beachtet werden. Das Arbeitszeitgesetz regelt in Deutschland die zwingende Einhaltung von Ruhezeiten oder die Höchstdauer eines Arbeitstages.

Das Unternehmen ist mit der Veröffentlichung des Dienstplans an diesen gebunden. Kurzfristige Änderungen sind demnach nur unter Umständen möglich. Zusätzlich haben Betriebsrat und andere Arbeitnehmervertretungen nach Durchführung der Planung die Möglichkeit, von ihrem Mitbestimmungsrecht Gebrauch zu machen und ein Veto einzulegen.

Höhere Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterzufriedenheit

Glückliche Arbeitnehmer sind ein eindrucksvolles Qualitätsmerkmal jeder guten betrieblichen Planung. Mitarbeiter, die mit ihrem Dienstplan zufrieden sind, halten diesen besser ein und gehen motivierter an die Arbeit.

Wenn Arbeitskollegen in der Dienstplan-Software ohne Rücksprache mit dem Arbeitgeber Dienste tauschen können, wird sich das ebenfalls positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken. In einigen Dienstplanern können sich Mitarbeiter auch aktiv an der Schichtplanung beteiligen. Das sorgt für eine höhere Mitarbeiterbindung.

Vermeidung von Planungsfehlern

Typischerweise kann mittels Online-Schichtplaner der Personalbedarf für jede gewünschte Schicht definiert werden. So lässt sich nicht nur festlegen, wie viele Kräfte in einer bestimmten Schicht benötigt werden, sondern auch, welche Tätigkeiten ausgeführt werden müssen.

Automatisierte Schichtplanungssysteme müssen in der Lage sein, diese betrieblichen Besonderheiten oder Stoßzeiten mit verändertem Bedarf zu berücksichtigen. Auf diese Weise kann etwa verhindert werden, dass Arbeitnehmer mit Spezialkenntnissen durch Schichtwechsel ausfallen oder nicht adäquat ersetzt werden.

Besserer Überblick

Manuell angefertigte Arbeitspläne können mit steigender Komplexität schnell unübersichtlich werden. Die Konzeption von Online-Schichtplanern sieht hingegen vor, dass der Planungsbeauftragte sofort erkennen kann, ob alle Schichten passend besetzt sind. Überdies werden alle noch verfügbaren Arbeitskräfte aufgelistet.

Überschneidungen oder andere Konflikte werden direkt angezeigt. Änderungen am kompletten Plan oder der Tausch einzelner Schichten werden direkt live erkenntlich. Von dieser sehr transparenten Umsetzung profitieren Unternehmen, Personalverantwortliche und Mitarbeiter gleichermaßen.

Einen Dienstplan erstellen in vier Schritten mit dem Online-Schichtplaner

Der Weg zum perfekten Schichtplan ist mit einem Online-Schichtplaner in vier sehr einfachen Schritten zu erledigen:

Arbeitsbereiche anlegen

Bevor Schichtpläne generiert werden können, müssen im System zunächst die betreffenden Arbeitsbereiche festgelegt werden. Dafür werden alle im Unternehmen vorhandenen und für die Schichtplanung relevanten Abteilungen angelegt. In einem Autohaus könnten das zum Beispiel Bereiche wie Neuwagenverkauf, Gebrauchtwagenhandel und Werkstatt sein.

Informationen zu allen Arbeitsbereichen lassen sich in einer Komplettansicht anzeigen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit gibt es aber auch die Option, sämtliche Bereiche innerhalb eines Schichtplans in einer detaillierten Ansicht zu betrachten.

Schichten erstellen

Nach dem Anlegen der Arbeitsbereiche können die nötigen Schichten in den Dienstplan eingetragen werden. Für jede einzelne Schicht wird zudem die benötigte Zahl an Arbeitskräften festgesetzt. Optional ist die Möglichkeit vorhanden, sich wiederholende Schichten einzurichten.

Falls Mitarbeiter weitergehende Informationen benötigen, können diese zu jeder Schicht hinterlegt werden. Das können spezielle Arbeitsanweisungen, abweichende Einsatzorte oder einfach kurze Notizen in Form von Stichwörtern sein.

Schichten belegen

Die mithilfe des Schichtplaners online erstellten Schichten können nun passenden Mitarbeitern zugeteilt werden. Diese Zuteilung kann komplett automatisch oder mit manuellen Korrekturen erfolgen.

Weiterhin können sich Mitarbeiter selbst für bestimmte Dienste einteilen oder zumindest ihre Wunsch-Schichten vermerken. Eine solche Einbindung der Belegschaft kann neben einer verbesserten Mitarbeiterintegration Zeit bei den Planungen einsparen und das Unternehmen somit entlasten.

Plan veröffentlichen

Zugriff auf den fertigen Schichtplan kann den Mitarbeitern intern im Online-Schichtplaner gewährt werden. Durch diese ideale Form der Veröffentlichung steht allen Teammitglieder stets der aktuellste Plan zur Verfügung.

Zusätzlich können die Pläne auch per E-Mail verschickt werden. Darüber hinaus kann jeder Schichtplan online heruntergeladen und ganz klassisch ausgedruckt werden. Dieses Vorgehen kann in Arbeitsumgebungen ohne stabilen Internetzugang oder mit speziellen Sicherheitsvorkehrungen Sinn ergeben.

Welche Features machen die Nutzung eines Online-Schichtplaners so einfach?

Mit Unterstützungen eines Online-Dienstplaners können Abläufe im Unternehmen strukturiert und für alle Nutzer nachvollziehbar dargestellt werden.

Ein Online-Schichtplaner sollte zunächst durch einen optisch ansprechenden Kalender mit einer einfachen Navigation überzeugen. Ebenso kann die farbliche Kennzeichnung bestimmter Wochentage oder Teams für eine bessere Übersicht sorgen. Das wird optimalerweise durch andere visuelle Indikatoren (etwa für den Schichtwechsel) unterstützt.

Abwesenheiten wie bereits genehmigter Urlaub oder Mutterschutzzeiten können bei manchen Systemen importiert und direkt berücksichtigt werden. Die Zusammenfassung von Schichten in Zeitspannen erleichtert es zusätzlich, jederzeit einen vollständigen Überblick über die Personalbesetzung zu erhalten.

Zusätzliche lohnenswerte Tools eines digitalen Schichtplaners

Einige digitale Schichtplaner bieten Schnittstellen, um mit den gängigsten Anwendungen für die Lohnbuchhaltung Daten auszutauschen. So lassen sich Gehaltsabrechnung und Bezahlung kompletter Abteilungen automatisieren und vereinfachen.

Ein äußerst nützliches, optional vorhandenes Feature ist die Zeiterfassung per digitaler Stempeluhr. Damit können geleistete Arbeitsstunden der im Schichtplaner online eingesetzten Mitarbeiter richtig und möglichst genau erfasst werden. Auch Überstunden lassen sich so registrieren und verwalten.

Schließlich sind das Einreichen von Urlaubsanträgen und sogar die komplette Urlaubsplanung direkt auf der Oberfläche mancher Schichtplaner möglich. Das erspart den Import der entsprechenden Daten aus anderen Systemen. Auch dadurch lassen sich Zeit und Verwaltungsaufwand sparen.

Das Fazit: viele Gründe sprechen für den Online-Schichtplaner

Egal, ob in einem Unternehmen ein systematischer Ansatz der Schichtplanung eingeführt oder die bisher genutzte Vorgehensweise ersetzt werden soll: Der Einsatz eines digitalen Schichtplaners bietet derart viele Vorteile, dass kaum ein Weg an dieser Lösung vorbeiführt.

Sei es die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingung, das enorme Potenzial zur Zeitersparnis oder smarte Zusatz-Funktionen – die Nutzung eines Schichtplaners online kann den Unternehmensalltag auf vielfältige Weise bereichern und erleichtern.