Lückenlose Auftragsdokumentation dank digitalem Arbeitsschein

Unkomplizierte Einsatzplanung von Mitarbeitern dank innovativer Software

In sämtlichen Arbeitsbereichen steigern digitalisierte Prozesse die Effizienz. Vieles wird unkomplizierter, übersichtlicher und geht schneller von der Hand. So auch das Erstellen von Dokumenten, welche die Arbeitsleistung belegen. Solche Bescheinigungen sind vor allem für Firmen erforderlich, die in externen Einsatzgebieten tätig sind, wie etwa die Gebäudereinigung.

Mitarbeiter haben die Möglichkeit, per Handy-App Dienstpläne, Einsatzgebiete sowie Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen übersichtlich festzuhalten. Diese Aufzeichnung der Arbeitszeit ist nicht nur aus betrieblichen Gründen von Vorteil, sondern auch eine Forderung des geltenden Arbeitsgesetzes. Im Gegensatz zur papierbasierten Dokumentierung der Einsatzzeiten ist die digitale Alternative wesentlich effizienter. Unterstützung erhalten Firmen hierbei von einer praktischen Software, die sich auf digitale Dokumente zur Zeiterfassung spezialisiert hat. Die Vorteile im Überblick:

• Einsätze bequem per Handy-App abrufbar
• Übersicht über Kundeneinsätze und Arbeitszeiten
• Arbeitszeiterfassung und Pausen per Stoppuhr
• Effizientes Arbeiten
• Einfache Nachvollziehbarkeit im digitalen System
• Bessere Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften
• Unkomplizierte Integration in andere Systeme
• Einhaltung der DSGVO

Der digitale Arbeitsschein für Gebäudereinigungsfirmen

Mit einem digitalen Arbeitsschein haben Firmen und ihre Mitarbeiter die volle Kontrolle. Die innovative Software fortytools erleichtert das Dokumentieren arbeitsrelevanter Unterlagen. So ermöglicht sie es einem, Arbeitsscheine direkt aus der Einsatzplanung für jeden Mitarbeiter digital zu erstellen. Nach der erfassten Arbeitszeit kann die erbrachte Leistung im Anschluss per digitaler Unterschrift mithilfe des Smartphones bestätigt werden. Aus der Einsatzdokumentation wird anschließend ein Arbeitsschein erstellt. Dieser kann als Anhang an die erstelle Rechnung angehängt und dann – zum Beispiel über den Dokumentenversand per E-Mail – direkt an den Kunden versendet werden. Für die Gebäudereinigungsbranche hat fortytools ein breites Portfolio geschaffen, das sich unkompliziert in die IT des jeweiligen Unternehmens integrieren lässt. Neben der App für mobile Zeiterfassung bietet das Tool weitere Funktionen:

• Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen
• Kundenregister
• Erfassung von Einsatzort, Kundenname und Arbeitszeit
• Einsatzplanung
• Vorbereitung der Lohnbuchhaltung
• Lieferanten
• Dokumenteneingang
• Abwesenheitskalender
• Mahnwesen

fortytools unterstützt Dienstleistungsunternehmen bei der Auftragsdokumentation

Bei jedem Einsatz der Mitarbeiter können diese schnell und einfach ihren Arbeitsbeginn per Handy-App dokumentieren – jede geleistete Minute wird erfasst. Ebenso können Pausen minutiös festgehalten werden, was für die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes unerlässlich ist. Nach Arbeitsende stempelt sich der Mitarbeiter in der App einfach wieder aus. fortytools ist aber nicht nur in der Lage die Einsatzplanung zu vereinfachen.

Erfasste Kundeneinsätze werden automatisch ins System übertragen, um Rechnungen schreiben zu können. Ebenso ist die Erstellung von Angeboten denkbar einfach. Ein Briefpapier mit eigenem Logo und allen relevanten Firmendaten? Auch das ist mit der Software von fortytools kein Problem. Zudem besteht die Möglichkeit, dass Mitarbeiter zusätzliche Notizen zur Ausführung hinterlegen. Möchte man die App offline nutzen, so werden die Daten synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung zur Verfügung steht.

Wer fortytools in Zukunft nutzen möchte, erhält nicht nur ein umfangreiches Leistungsangebot, sondern kann auch aus unterschiedlichen Preismodellen wählen. Dieses hängt von der Anzahl der Mitarbeiter ab und kann wahlweise im Jahres- oder Monatsabo erworben werden. Kleine Unternehmen profitieren dabei vom günstigen Start-up-Tarif. Wer Fortytools by zvoove kostenlos testen möchte, kann dies vorab tun. Der kompetente Kundenservice steht bei Fragen zur Nutzung der Software beratend zur Seite.